Akta
osobowe pracownikw
Zgodnie z
rozporzdzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spoecznej z grudnia 2018
roku, pracodawca prowadzi akta osobowe dla kadego pracownika oddzielnie. Akta
te podzielone s na cztery czci, ktre zawieraj nastpujce dane.
Cz
A
|
owiadczenia lub
dokumenty dotyczce danych osobowych, zgromadzone w zwizku z ubieganiem si
o zatrudnienie, a take skierowania na badania lekarskie i orzeczenia
lekarskie dotyczce wstpnych, okresowych i kontrolnych bada lekarskich
|
Cz
B
|
owiadczenia lub
dokumenty dotyczce nawizania stosunku pracy
oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
|
Cz
C
|
owiadczenia lub
dokumenty zwizane z rozwizaniem albo
wyganiciem stosunku pracy
|
Cz
D
|
odpis zawiadomienia o
ukaraniu oraz inne dokumenty zwizane z ponoszeniem przez pracownika
odpowiedzialnoci porzdkowej lub odpowiedzialnoci okrelonej w odrbnych
przepisach, ktre przewiduj zatarcie kary po upywie okrelonego czasu
|
W czci
B przechowywane s nastpujce dokumenty:
1.
owiadczenia
lub dokumenty dotyczce danych osobowych, gromadzone w zwizku z nawizaniem
stosunku pracy
2.
umowa
o prac, a jeeli umowa nie zostaa
zawarta z zachowaniem formy pisemnej potwierdzenie ustale co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunkw
3.
zakres
czynnoci (zakres obowizkw), jeeli pracodawca dodatkowo w tej formie okreli
zadania pracownika wynikajce z rodzaju pracy, okrelonego w umowie o prac
4.
dokumenty dotyczce wykonywania przez pracownika pracy w szczeglnych warunkach lub o szczeglnym charakterze, potwierdzenie zapoznania si
przez pracownika z treci regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami
bezpieczestwa i higieny pracy, z zakresem informacji objtych tajemnic okrelon
w odrbnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub
penionej funkcji, potwierdzenie
poinformowania pracownika o
warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunkw zatrudnienia, o celu, zakresie
oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, ktre wie si z wykonywan prac, oraz o zasadach ochrony
przed zagroeniami
5.
potwierdzenie
otrzymania przez pracownika modocianego oraz jego przedstawiciela
ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, ktre wie si z prac wykonywan przez modocianego, oraz o
zasadach ochrony przed zagroeniami
6. dokumenty potwierdzajce ukoczenie wymaganego szkolenia w zakresie
bezpieczestwa i higieny
pracy
7. owiadczenia dotyczce wypowiedzenia warunkw
pracy lub pacy lub zmiany
tych warunkw w innym trybie,
8.
dokumenty
dotyczce powierzenia pracownikowi mienia z obowizkiem zwrotu, dokumenty dotyczce
przyjcia przez pracownika wsplnej odpowiedzialnoci materialnej za mienie
powierzone
9.
dokumenty zwizane
z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub zwizane ze zdobywaniem
lub uzupenianiem wiedzy i umiejtnosci na zasadach innych ni dotyczce
podnoszenia kwalifikacji zawodowych
10. dokumenty zwizane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyrnienia
11.
dokumenty zwizane
z ubieganiem si i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyskiego, urlopu na warunkach
urlopu macierzyskiego, urlopu
rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
12.
dokumenty
zwizane z czeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielajcego
tego urlopu
13.
dokumenty
zwizane z obnieniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego
do urlopu wychowawczego
14.
owiadczenie pracownika bdcego rodzicem lub opiekunem dziecka
o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnie zwizanych z
rodzicielstwem
15. dokumenty zwizane z udzielaniem urlopu
bezpatnego
16. skierowania na badania lekarskie i
orzeczenia lekarskie dotyczce wstpnych
badan lekarskich, okresowych i kontrolnych badan lekarskich
17.
umowy
o zakazie konkurencji, jeeli strony zawary takie umowy w okresie
pozostawania w stosunku pracy
18.
wniosek
pracownika o poinformowanie waciwego okrgowego inspektora pracy o
zatrudnianiu pracownikw pracujcych w nocy oraz kopi informacji w tej sprawie skierowanej do waciwego inspektora
pracy
19.
dokumenty
zwizane ze wspdziaaniem pracodawcy z reprezentujc pracownika zakadowa organizacja
zwizkowa lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagajcych takiego
wspdziaania,
20. dokumenty dotyczce wykonywania pracy w formie telepracy
W czci C przechowywane s
nastpujce dokumenty:
1. owiadczenia zwizane z
rozwizaniem umowy o prac
2. wnioski dotyczce
wydania, sprostowania lub uzupenienia wiadectwa pracy
3. dokumenty dotyczce
niewypacenia pracownikowi ekwiwalentu pieninego za urlop wypoczynkowy
4. kopie wydanego wiadectwa
pracy
5. potwierdzenie dokonania
czynnoci zwizanych z zajciem wynagrodzenia za prac w zwizku z prowadzonym
postpowaniem egzekucyjnym
6. umowy o zakazie
konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeeli strony zawary takie umowy
7. skierowania na badania
lekarskie i orzeczenia lekarskie zwizane z okresowymi badaniami lekarskimi w zwizku
z wykonywaniem pracy w warunkach naraenia na dziaanie substancji i czynnikw
rakotwrczych lub pyw zwkniajcych
Owiadczenia lub dokumenty znajdujce si w poszczeglnych czciach
akt osobowych pracownika przechowuje si w porzdku chronologicznym oraz
numeruje.
Kada z czci akt osobowych zawiera wykaz znajdujcych si w
niej owiadcze lub dokumentw.
Owiadczenia lub dokumenty znajdujce si w czci A, B i C akt
osobowych pracownika, powizane ze sob tematycznie, mona przechowywa w
wydzielonych czciach, ktrym przyporzdkowuje si odpowiednio numery A1, B1,
C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porzdku chronologicznym, numerowanie
oraz tworzenie wykazu owiadcze lub dokumentw dotyczy kadej z wydzielonych czci.
Dokumenty znajdujce si w czci D akt osobowych pracownika
przechowuje si w wydzielonych czciach dotyczcych danej kary, ktrym przyporzdkowuje si odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku
przechowywanie w porzdku
chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie
wykazu dokumentw dotyczy kadej z tych czci. W zwizku z usuniciem z akt osobowych
pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa si ca wydzielona cz dotyczc
danej kary, a pozostaym przyporzdkowuje si nastpujce po sobie numery.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub
kopie dokumentw przedoonych przez osoby ubiegajce si o zatrudnienie
lub pracownika, powiadczone przez pracodawc lub osob upowaniona przez
pracodawc za zgodno z przedoonym dokumentem.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla kadego pracownika dokumentacj
w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy obejmujc:
o
dokumenty dotyczce
ewidencjonowania czasu pracy, w skad ktrych
wchodz:
a)
ewidencja czasu
pracy, zawierajca informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz
godzinie rozpoczcia i zakoczenia pracy
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
liczbie godzin nadliczbowych
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem
tytuu ich udzielenia
liczbie
godzin dyuru oraz godzinie rozpoczcia i zakoczenia dyuru,
ze wskazaniem miejsca
jego penienia
rodzaju i wymiarze zwolnie od pracy
rodzaju i wymiarze innych
usprawiedliwionych nieobecnoci w pracy
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecnoci
w pracy
czasie pracy pracownika
modocianego przy pracach wzbronionych modocianym, ktrych wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia
przez nich przygotowania zawodowego
b)
wnioski pracownika dotyczce:
udzielenia zwolnienia od pracy w celu
zaatwienia spraw osobistych
ubiegania si i
korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat
ustalenia indywidualnego rozkadu czasu pracy,
w ramach systemu
czasu pracy, ktrym
pracownik jest objty
stosowania systemu skrconego tygodnia
pracy
stosowania
systemu czasu pracy, w ktrym praca jest wiadczona wycznie w
pitki, soboty, niedziele i wita
stosowania rozkadu
czasu pracy przewidujcego rne godziny rozpoczynania pracy w dniach,
ktre zgodnie z tym rozkadem
s dla pracownika dniami pracy
stosowania rozkadu
czasu pracy przewidujcego przedzia czasu, w ktrym pracownik decyduje o
godzinie rozpoczcia pracy w dniu, ktry zgodnie z tym rozkadem jest dla
pracownika dniem pracy
c)
dokumenty zwizane:
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu
pracy
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu
udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za
wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikajcym z rozkadu czasu
pracy w przecitnie piciodniowym tygodniu pracy
z wykonywaniem pracy w godzinach
nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowoci do wykonywania pracy,
d)
zgoda:
pracownika
opiekujcego si dzieckiem do ukoczenia przez
nie 4 roku zycia na wykonywanie pracy
w systemach czasu pracy przewidujcych przeduenie dobowego wymiaru
czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych,
w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stae miejsce pracy
pracownicy w ciszy na
delegowanie poza stae miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego
czasu pracy
o
dokumenty zwizane z
ubieganiem si i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
o
karty
(listy) wypaconego wynagrodzenia za prac i innych wiadcze zwizanych z prac
oraz wniosek pracownika o wypat wynagrodzenia do rk wasnych
o
kart
ewidencji przydziau odziey i obuwia roboczego oraz rodkw ochrony
indywidualnej, a take dokumenty zwizane z wypat ekwiwalentu pieninego za uywanie
wasnej odziey i obuwia oraz ich pranie i konserwacj
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczajce
dokumentacj pracownicza prowadzon i przechowywan w postaci papierowej przed zniszczeniem,
uszkodzeniem lub utrat i dostpem osb nieupowanionych, w szczeglnoci przez
zapewnienie w pomieszczeniu, w ktrym przechowywana jest dokumentacja
pracownicza, odpowiedniej wilgotnoci, temperatury i zabezpieczenie tego
pomieszczenia przed dostpem osb nieupowanionych.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest
prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniajcym:
o
zabezpieczenie jej
przed uszkodzeniem, utrat oraz nieuprawnionym
dostpem
o
integralno treci dokumentacji
i metadanych polegajc na
zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z
wyjtkiem zmian wprowadzanych w
ramach ustalonych i udokumentowanych procedur
o
stay dostp do
dokumentacji osobom do tego upowanionym
o
identyfikacj osb majcych
dostp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez
te osoby zmian w dokumentacji i metadanych
o
skuteczne
wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych
o
wydawanie, w tym przez
eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo czci dokumentacji
o
funkcjonalno
wydruku dokumentacji.
Dokumentacj pracownicz prowadzon i przechowywan w postaci
elektronicznej uwaa si za zabezpieczon, jeeli w sposb cigy s spenione cznie
nastpujqce warunki:
o
jest zapewniona jej
dostpno wycznie osobom upowanionym
o
jest chroniona przed
przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem
o
jej
prowadzenie i przechowywanie odbywa si z zastosowaniem metod i rodkw ochrony
dokumentacji, ktrych skuteczno w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej
prowadzonej i przechowywanej
w postaci elektronicznej polega w szczeglnoci
na:
o
systematycznym
dokonywaniu analizy zagroe
o
opracowaniu
i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemw ich przetwarzania,
w tym procedur dostpu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania
o
stosowaniu rodkw bezpieczestwa
adekwatnych do zagroe
o
biecym
kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i
techniczno-informatycznych sposobw zabezpieczenia, a take okresowym
dokonywaniu oceny skutecznoci tych sposobw
o
przygotowaniu
i realizacji planw przechowywania dokumentacji w dugim czasie, w tym jej
przenoszenia na nowe informatyczne noniki danych i do nowych formatw danych, jeeli
tego wymaga zapewnienie cigoci
dostpu do dokumentacji.
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w
postaci elektronicznej ma by doczony dokument
w postaci papierowej, pracodawca albo
osoba upowaniona przez pracodawc sporzdza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym
podpisem elektronicznym albo kwalifikowan pieczci elektroniczn pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposb
zapewniajcy czytelno, dostp i spjno tej dokumentacji.
Pracownik odbiera
dokument w sposb i w terminie uzgodnionym z pracodawc. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawc sposobu i terminu odbioru
dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca moe zniszczysz
ten dokument w sposb uniemoliwiajcy odtworzenie jego treci.
Prowadzc i przechowujc dokumentacj pracownicz w postaci
elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do iloci danych
i zastosowanej technologii, rozwizania techniczne zapewniajce dostpno, uywalno
i wiarygodno dokumentacji, co najmniej do upywu okresu przechowywania
dokumentacji.
Odwzorowania cyfrowe sporzdza si z naleyt starannoci i jakoci
techniczn umoliwiajc zapoznanie si bez wtpliwoci z treci dokumentu, bez
potrzeby weryfikacji tej treci z dokumentem w postaci papierowej.