Praca zdalna czy to si opaca?
Epidemia w Polsce ma si ku kocowi i zaczynamy powoli
wraca do pracy.
Wikszo szefw firm, dziaajcych w branach, w ktrych
praca w domu jest moliwa, zarzeka si, e po epidemii bdzie szerzej
udostpnia zatrudnionym prac zdaln, a niektrzy twierdz nawet, e bd
ogranicza powierzchnie zajmowane przez swoje firmy i przenosi biura do
prywatnych mieszka i domw swoich pracownikw.
Czy to si opaca?
Przyjrzyjmy si rnym aspektom tego trendu.
Na pocztek warto zauway, e w obecnie obowizujcym
kodeksie pracy nie ma zapisw dotyczcych pracy zdalnej. Kodeks pracy zawiera
wprawdzie regulacje na temat telepracy, ale rozwizania te s do archaiczne
i nie przystajce do rzeczywistoci po koronawirusie.
W najwikszym skrcie, przepisy dotyczce telepracy s
nastpujce:
Telepraca
moe by wykonywana regularnie poza zakadem pracy z wykorzystaniem rodkw
komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisw o wiadczeniu usug drog
elektroniczn
Warunki
stosowania telepracy okrela si w porozumieniu pomidzy pracodawc a
organizacjami zwizkowymi lub przedstawicielami pracownikw wyonionymi w
trybie przyjtym przez pracodawc, warunki umieszcza si w regulaminie
Praca
zdalna jest dopuszczalna na wniosek pracownika, pracodawca moe odmwi podajc
przyczyny odmowy
Zasady
telepracy musz by okrelone przy zawieraniu umowy o prac lub mog by
okrelone w porozumieniu stron z inicjatywy pracodawcy lub pracownika, strony
mog odstpi od telepracy w terminie 3 miesicy od jej podjcia, w zasadach
musi znajdowa si wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za wspprac z
telepracownikiem oraz upowanionych do przeprowadzania kontroli w miejscu
wykonywania pracy, zasady powinny zawiera sposoby porozumiewania si
pracodawcy z pracownikiem, w tym potwierdzanie obecnoci i kontrol wykonywanej
pracy oraz zasady ochrony danych
Brak
zgody pracownika na teleprac nie moe by przyczyn wypowiedzenia umowy
Pracodawca
zapewnia i pokrywa koszty sprztu chyba, e strony uzgodni inaczej
Pracodawca
ma prawo za pisemn zgod pracownika kontrolowa wykonywanie pracy w domu
pracownika, sprawdza sprzt oraz bezpieczestwo i higien pracy, nie
naruszajc przy tym prywatnoci pracownika i jego rodziny ani nie utrudniajc
korzystania przez nich z pomieszcze domowych, pierwsz kontrol przeprowadza
si na wniosek pracownika przez rozpoczciem telepracy
Kodeks
zabrania traktowania telepracownika mniej korzystnie ni innych pracownikw
Pracodawca
umoliwia pracownikowi przebywanie na terenie zakadu pracy i kontaktowanie si
z innymi pracownikami
Wobec
telepracownikw, pracodawca ma te same obowizki wynikajce z przepisw
regulujcych bezpieczestwo i higien pracy z wyjtkiem: dbaoci o bezpieczny
i higieniczny stan pomieszcze pracy oraz obowizkw zapewnienia odpowiednich
urzdze higieniczno-sanitarnych.
Na czas pandemii, ustawodawca umoliwi pracodawcom
zlecanie pracownikom pracy zdalnej. W tarczy antykryzysowej 1.0, czyli ustawie
z 2 marca 2020 o szczeglnych rozwizaniach zwizanych z zapobieganiem,
przeciwdziaaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorb zakanych oraz
wywoanych nimi sytuacji kryzysowych, zostao zawarte jedno zdanie dotyczce
pracy zdalnej w nastpujcym brzmieniu: pracodawca moe poleci pracownikowi
wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy okrelonej w umowie o prac, poza
miejscem jej staego wykonywania (praca zdalna).
Wicej zapisw na temat pracy zdalnej znalazo si dopiero
w wersji 4.0 tarczy antykryzysowej, czyli ustawie z dnia 23 czerwca 2020 o
dopatach do oprocentowania kredytw bankowych udzielanych przedsibiorcom
dotknitym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postpowaniu o zatwierdzenie
ukadu w zwizku z wystpieniem COVID-19. Zapisy te brzmi w nastpujcy
sposb:
Wykonywanie
pracy zdalnej moe zosta polecone, jeeli pracownik ma umiejtnoci i
moliwoci techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to
rodzaj pracy. W szczeglnoci praca zdalna moe by wykonywana przy
wykorzystaniu rodkw bezporedniego porozumiewania si na odlego lub
dotyczy wykonywania czci wytwrczych lub usug materialnych
Narzdzia
i materiay potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsug logistyczn
pracy zdalnej zapewnia pracodawca
Przy
wykonywaniu pracy zdalnej pracownik moe uywa narzdzi lub materiaw
niezapewnionych przez pracodawc pod warunkiem, e umoliwia to poszanowanie i
ochron informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym
tajemnicy przedsibiorstwa lub danych osobowych, a take informacji, ktrych
ujawnienie mogoby narazi pracodawc na szkod
Na
polecenie pracodawcy, pracownik wykonujcy prac zdaln ma obowizek prowadzi
ewidencj wykonanych czynnoci, uwzgldniajc w szczeglnoci opis tych
czynnoci, a take dat oraz czas ich wykonania
Pracownik
sporzdza ewidencj wykonywanych czynnoci w formie i z czstotliwoci
okrelon w poleceniu
Pracodawca
moe w kadym czasie cofn polecenie wykonywania pracy zdalnej
Jak wida z powyszego, trudno mwi o uregulowaniu pracy
zdalnej w naszych przepisach. W kodeksie pracy nie ma na ten temat ani sowa,
a przepisy zawarte w tarczach antykryzysowych s bardzo pobiene i wzbudzaj wiele
wtpliwoci trudno powiedzie, e stanowi dobr baz formaln do
wprowadzenia tej formy pracy w firmie. Dodatkowo naley zwrci uwag na fakt,
e przepisy dotyczce przeciwdziaania COVID s z zaoenia przepisami
tymczasowymi, przyjtymi na czas epidemii i prdzej czy pniej przestan
dziaa.
Zostawmy jednak aspekt formalny i spjrzmy na zjawisko z
punktu widzenia pracownika. Moliwo pracy zdalnej w tych branach, w
ktrych formua ta miaa uzasadnienie i sens, bya czsto traktowana przez
pracownikw jako pewnego rodzaju benefit. Bardzo specyficzny benefit, bo w
przeciwiestwie do innych, standardowych benefitw, typu karta sportowa,
pakiet medyczny, samochd subowy, itd., ktre s przez wszystkich
zatrudnionych traktowane jako co jednoznacznie na plus, co co da si
przeliczy na prawdziw, odczuwaln w portfelu warto, moliwo pracy zdalnej
jest bardzo rnie i indywidualnie odbierana przez pracownika. Dla kogo, kto ma
wasne, komfortowe mieszkanie i charakter pracy, ktry nie wymaga czstych
kontaktw z wsppracownikami, a do tego nie potrzebuje kontaktw z
pracownikami z biurka obok, i ma kopot ze skupieniem si na otwartej
powierzchni biurowej, moliwo pracy zdalnej moe by bardzo atrakcyjnym
benefitem i motywatorem do pracy, zwikszajcym produktywno. Jednoczenie, dla
kogo, kto dzieli may pokj z on i dwjk dzieci i ktrego charakter pracy
wymaga czstych kontaktw z wsppracownikami, wprowadzenie polityki
preferowania pracy zdalnej w firmie, moe stanowi impuls do rozpoczcia
poszukiwa nowej pracy. S pracownicy, dla ktrych wane jest aby dysponowa
jednym czy dwoma dniami w tygodniu z elastycznym harmonogramem, w ktrym sprawy
prywatne zaatwia si w cigu dnia, a pracuje wieczorem i w nocy, a s i tacy,
ktrzy w ogle nie wyobraaj sobie pracy w domu, niezalenie od tego, e
charakter ich pracy to umoliwia.
To czy moliwo pracy zdalnej stanowi benefit dla
pracownika jest zatem bardzo indywidualn kwesti i dopiero szczera rozmowa z
pracownikiem moe da odpowied na pytanie czy dla niego bdzie to korzystne,
czy te odbierze to negatywnie. Wszelkie prby odgrnego, pozbawionego
konsultacji z kadym pracownikiem, wdraania w firmie pracy zdalnej z duym
prawdopodobiestwem doprowadz do opakanych konsekwencji zamiast przynie
korzyci.
Z punktu widzenia pracodawcy wdroenie szerokiej pracy
zdalnej moe by trudne, a korzyci z jej wprowadzenia mog by iluzoryczne.
Po pierwsze, wdroenie takiego systemu musi by
poprzedzone szerokimi konsultacjami z kadym pracownikiem. Konsultacje te nie
mog by powierzchowne pracodawca powinien bardzo precyzyjnie zbada opinie
pracownikw na ten temat i mie pewno, e zebrane informacje s wiarygodne.
Po drugie, rne obszary dziaania firmy, a nawet
dziay, mog mie rn specyfik dziaania i naley dla kadego obszaru czy
dziau wprowadzi indywidualne zasady. Wymaga to zaangaowania i zdrowego
rozsdku kadry zarzdczej de facto to menaderowie odpowiedzialni za
poszczeglne dziay powinni by odpowiedzialni za wdroenie zmian w swoim
obszarze.
Po trzecie praca zdalna prawie zawsze wie si ze
zmniejszeniem efektywnoci pracy spotkania ad hoc s zwykle efektywniejsze,
ni rozmowy telefoniczne, telekonferencje s zwykle mniej skuteczne ni
spotkania face-to-face, weryfikacja realizacji pracy jest zwykle trudniejsza
w przypadku pracownika za cian ni w domu, itd.
Po czwarte wyposaenie pracownikw w niezbdn
infrastruktur do pracy zdalnej jest zwykle bardziej kosztowne i wymaga
wikszych zabiegw w obszarze bezpieczestwa ni w przypadku pracy
stacjonarnej.
Po pite, jedyn namacaln korzyci z wdroenia
pracy zdalnej obok zadowolenia i podniesienia motywacji niektrych
pracownikw jest potencjalne zmniejszenie powierzchni biurowej firmy, ale
trudno liczy w tym zakresie na znaczny uzysk.
Czy zatem warto wdraa prac zdaln w szerokim wymiarze.
Naszym zdaniem nie. Wydaje nam si, e znacznie lepsze efekty uzyska si
traktujc prac zdaln jako punktowy benefit, ktry niektrym pracownikom, na
ich wasn prob daje moliwo pracy zdalnej przez jeden, dwa dni w tygodniu,
co podniesie ich motywacj, ni jako narzdzie do znaczcych oszczdnoci w
zakresie wydatkw na powierzchni biurow.